Purchase Requisition (PR) คือเอกสารการขอซื้อ ที่ใช้สำหรับการแจ้งไปยังหน่วยงานจัดซื้อ/จัดหา เพื่อบอกความต้องการวัสดุ (Material) และ/หรืองานบริการ (Service) และใช้ติดตามสถานะงานซื้อที่กำลังดำเนินการ PR จะประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนของวัสดุหรืองานบริการที่ต้องการและวันที่ต้องการ
PR สร้างได้โดยตรง (โดยวิธี Manual) โดยบุคคลหรือโดยอ้อม โดยใช้ฟังก์ชั่นใน SAP ตัวอย่างเช่น Material Requirement planning / PM module Production order หรือ Production Planning/PP Module หลังจากนั้น PR จะถูกดำเนินการและกลายเป็นเอกสารจัดซื้อภายนอก เช่น เป็น purchase Order/PO หรือเป็นเอกสารจัดซื้อภายในเช่น Stock Transfer Order/STO
ในระบบ SAP นั้น PR จะถูกดำเนินการในขั้นต่อไป เป็น
ถ้าคุณต้องการให้มีการ Approve/Release ก่อน เราต้องมีการ Setup เรื่อง Release Procedure สำหรับระบบ PR
สิ่งแรกที่ต้องทำในการสร้างระบบ Release Procedure สำหรับ PR ก็คือการตัดสินใจว่า เราจะอนุมัติ PR นั้นในแบบไหน
-แบบ Overall PR
ในแบบนี้ รายการทั้งหมดใน PR นั้นจะถูก Release ทั้งหมดในครั้งเดียว แต่ถ้าไม่ถูก Release ก็จะไม่มีรายการขอซื้อใดๆ ถูก Release เพื่อให้ทำขั้นตอนต่อไปได้
-แบบวิธี Item-Wise
รูปแบบนี้ เราต้องทำการ Release แต่ละ item ของ PR เพื่อให้สามารถให้ทำขั้นตอนต่อไป และเราสามารถยับยั้งบางรายการใน PR ได้และอาจมีบางรายการที่สามารถทำต่อได้
ในระบบ SAP ใน PR Document type แบบใดแบบหนึ่ง เราสามารถเลือกได้รูปแบบเดียวเท่านั้น ถ้าเรามี PR Document type มากกว่าหนึ่งแบบ เราก็สามารถสร้างให้มีบางแบบเป็น “Overall PR” บางแบบเป็นแบบ Item-Wise ก็ได้ ขึ้นอยู่กับความต้องการทางธุรกิจ
เราสามารถ setup เงื่อนไขว่าจะเลือกใช้รูปแบบไหน ได้ในกระบวนการ “Define Document Type” ของ PR โดยการใช้ T-Code “OMEB” หรือผ่าน Menu path “SPRO” -> Materials Management -> Purchasing -> Purchase Requisition -> Define Document Type ตามที่แสดงในรูป
ถ้าเราต้องการให้ PR Document Type ของเราใช้ “Overall PR” เราต้องเลือกที่ “Overall release of purchase requisitions (OverReqrel)” ถ้าเราไม่เลือกนั่นหมายความว่า PR Document type จะถูก release โดยใช้ “Item –Wise”
สิ่งที่ต้องทำในขั้นตอนต่อไปก็คือ หาว่ากฏเกณฑ์และปัจจัยต่างๆใน PR ที่จะนำมาใช้กำหนดการ approve หรือ Release โดยบุคคลที่กำหนด ตัวอย่างเช่น
PR ของการสั่งซื้อวัตถุดิบที่มีมูลค่าน้อยกว่า 50,000 USD สามารถถูก Release โดยผู้จัดการฝ่ายผลิต PR ที่มีมูลค่าตั้งแต่ 50,000 USD ขึ้นไป ต้องถูก Release ทั้งโดยผู้จัดการฝ่ายผลิต และผู้อำนวยการฝ่ายผลิต เป็นต้น
1.Release Procedure without classification
Release Procedure แบบนี้สามารถใช้เฉพาะ “Item-Wise” เท่านั้นไม่สามารถใช้ Release แบบ “Overall PR ” ได้ กฎเกณฑ์ที่สามารถกำหนดกับกระบวนการนี้เพื่อระบุถึง PR Approval Process ที่ถูกกำหนดคือ มูลค่า PR Item, Material group, Account assignment และ Plant เราไม่สามารถกำหนดกฎเกณฑ์ โดยใช้เงื่อนไขอื่นเช่น Purchasing group, Document Type, Storage location หรืออื่นๆได้ เหตุผลเดียวที่เราใช้รูปแบบนี้ก็คือ มันง่ายไม่ซับซ้อน แต่ถ้าเราต้องการความซับซ้อนของกระบวนการ PR Release Procedure เรามักจะใช้กระบวนการ Release แบบที่ 2 (Release Procedure with classification) ในที่นี้เราจะไม่อธิบายวิธีการนี้ แต่จะกระบวนการแบบที่ 2 ที่มีผู้นิยมใช้กันมากกว่า
2. Release Procedure with classification
ด้วยกระบวนการนี้ เราสามารถเลือกทั้งการ Release แบบ “Overall PR” หรือ “Item-Wise” เหตุผลที่ต้องการใช้ Release Procedure นี้เพราะเราสามารถเลือกกฎเกณฑ์เงื่อนไขในการอนุมัติ PR ได้มาก เงื่อนไขไม่ได้ถูกจำกัดเฉพาะมูลค่าของ PR Item, Material group, account assignment และ plant เท่านั้น
SAP ได้เตรียม Communication Structure “CEBAN” ที่เราสามารถใช้เพื่อสร้างกฎเกณฑ์และสร้างตัวแปรในการกำหนดกระบวนการอนุมัติ PR ของแต่ละ Field ใน “CEBAN” ตัวแปรต้องถูกกำหนดใน SAP เป็น “Characteristic” บาง “Characteristic” ถูกใช้เป็นตัวแปรเพื่อกำหนดเงื่อนไขการ Release (Release Condition) สำหรับ Release Strategy ก็สามารถจัดกลุ่มเป็น “Classification” field ของ CEBAN เป็นดังนี้
BSART: Purchase requisition document type
BSAKZ: Control indicator for purchasing document type
ESTKZ: Creation indicator (purchase requisition/schedule lines)
EKGRP: Purchasing group
ERNAM: Name of Person who Created the Object
ERDAT: Date on which the record was created
AFNAM: Name of requisitioner/requester
TXZ01: Short text
MATNR: Material number
EMATN: Material number
WERKS: Plant
LGORT: Storage location
BEDNR: Requirement tracking number
MATKL: Material group
RESWK: Supplying (issuing) plant in case of stock transport order
MEINS: Purchase requisition unit of measure
BADAT: Requisition (request) date
LPEIN: Category of delivery date
LFDAT: Item delivery date
FRGDT: Purchase requisition release date
PSTYP: Item category in purchasing document
KNTTP: Account assignment category
LIFNR: Desired vendor
FLIEF: Fixed vendor
EKORG: Purchasing organization
VRTYP: Purchasing document category
KONNR: Number of principal purchase agreement
KTPNR: Item number of principal purchase agreement
INFNR: Number of purchasing info record
DISPO: MRP controller
BWTAR: Valuation type
BMEIN: Order unit
KANBA: Kanban indicator
BPUEB: Adopt requisition price in purchase order
USRC1: User field format character for release strategy
USRC2: User field format character for release strategy
USRN1: User field numeric for release strategy
USRN2: User field numeric for release strategy
GSWRT: Total value of item
.INCLUDE: Communication Structure: Requisition Release for User Exit
PDUMMY: Dummy function in length 1
.INCLUDE: Release Strategy: Account Assignment Fields
SAKTO: G/L account number
GSBER: Business Area
KOSTL: Cost Center
VBELN: Sales and distribution document number
VBELP: Sales document item
VETEN: Schedule line
ANLN1: Main asset number
ANLN2: Asset sub-number
AUFNR: Order Number
WEMPF: Goods recipient
ABLAD: Unloading point
KOKRS: Controlling Area
KSTRG: Cost Object
PAOBJNR: Profitability segment number (CO-PA)
PRCTR: Profit center
PS_PSP_PNR: Work breakdown structure element (WBS element)
NPLNR: Network Number for Account Assignment
AUFPL: Routing number for operations in the order
IMKEY: Internal key for Real Estate object
APLZL: Internal counter
VPTNR: Partner account number
FIPOS: Commitment Item
FISTL: Funds Center
GEBER: Fund
DABRZ: Reference date for settlement
PSP_PNR: Work breakdown structure element (WBS element)
GSFRG: Overall release of purchase requisitions
GFWRT: Total value of requisition for overall release procedure
WAERS: Currency Key
ทุกครั้งที่ผู้ใช้งานสร้างใบขอซื้อ SAP จะผ่านข้อมูลของ PR (ค่าใน Field ของ PR) ที่สอดคล้องกับ Field ที่เราใช้เป็น Characteristic SAP จะกำหนดว่า PR Release Strategy ไหนจะถูก Assign ไปยัง PR โดยอัตโนมัติ
จากตัวอย่างที่แล้ว ถ้าเราเลือกมูลค่าของ PR Item และ Material group เป็น Characteristic และมูลค่าของ PR Item Field (GSWRT) นั้นถูกป้อนโดยผู้ใช้งานเป็น 50,000 USD และ Material group เป็น “Raw Material” แล้ว PR นี้จำเป็นต้องถูกอนุมัติโดยผู้จัดการฝ่ายผลิต และผู้อำนวยการฝ่ายผลิต
ในบทความนี้ เราได้อธิบายเกี่ยวกับแนวคิดพื้นฐานของการทำ PR Release Strategy ไปแล้ว ในบทความต่อไปเราจะแสดงขั้นตอนแบบ Step by Step ในการทำ PR Release Strategy ต่อไป
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น