Invoice verification (ภาษาไทย)

หน้าที่ของ Invoice Verification คือการแสดงถึงการประสานกันในระบบSAP เป็นการเชื่อมโยงกันระหว่างMaterials Management System กับ Financial Accounting , Controlling,และ Fixed Assets Management เมื่อทำการ Invoice Verification ระบบจะเข้าไปค้นหาข้อมูลจากการสั่งซื้อและการรับสินค้า (GR) จาก Materials Management System (MM) เมื่อมีการโพส invoice สารสนเทศทั้งหมดก็จะถูกส่งต่อไปยัง accounting module Invoice Verification จะเช็คความถูกต้องของ invoice เมื่อเทียบจากข้อมูลใน invoice, ราคา และทำการคำนวน มันจึงสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องอ้างอิงเลขที่ PO หรือเลขที่ ใบรับสินค้า (GR) เมื่อ โพส invoice แล้วระบบจะมาตั้งopen itemในบัญชีvendor account ซึ่งผู้ที่จะมา clear คือ Financeเมื่อเมีการจ่ายเงิน เราสามารถกำหนดผู้ใช้งาน (user) สามารถโพสได้ตามวงเงินสูงสุดตามที่กำหนดได้

Entering Invoices

• Invoices with Order Reference
ในกรณีที่ invoice มีเบอร์ PO อ้างอิง คุณเพียงใส่เลขที่ PO เท่านั้น ระบบจะใส่ค่า ภาษี, ส่วนลด และค่าต่างๆ ให้โดยอัตโนมัติ ค่า default เหล่านี้ สามารถถูกเปลี่ยนแปลงได้ เนื่องมาจากinvoice แสดงค่าที่แตกต่าง
ระบบจะแจ้งถึงค่าความแตกต่าง(variances) ผ่านข้อความจากระบบ คุณสามารถตั้งค่า tolerance limitได้ ถ้าอยู่ในค่าที่กำหนดระบบจะยอมให้ผ่าน
แต่ถ้าเกินคุณจะได้รับข้อความให้คุณแก้ไข และถ้าหากมันถูกโพสโดยไม่ได้รับการแก้ไข ระบบจะไม่ยอม ให้จ่ายเงิน(block)
Invoice ที่ถูก block จะสามารถดำเนินการต่อได้ โดย Finance Account เท่านั้น เมื่อคุณส่งเอกสารแยกมาให้ต่างหาก

เมื่อคุณโพส invoice ระบบจะสร้างเอกสารและโพสจำนวนเงิน สู่ account ที่ถูกระบุถึงโดยอัตโนมัติ ในขณะเดียวกัน ประวัติราคาก็จะถูก update เข้าสู่ invoiceตามเลขที่POที่อ้างถึง ส่วนของราคาและมูลค่าก็จะถูก update ใน material master record ถ้าหากว่ามีการตีราคาเป็นแบบ moving average price


• Goods Receipt Reference
เป็นรูปแบบพิเศษที่ใช้ invoice กับ GR เท่านั้น ทางหน่วยงานบัญชีเจ้าหนี้จะต้องเป็นผู้เข้าไปดำเนินการต่อหลังจากการออก GR แล้ว ระบบจะกำหนดค่าต่างๆ ที่ต้องการให้กรอก ในระบบนี้ user จะสามารถเข้า PO ได้
ถ้าคุณเข้าไปใน purchase order ระบบจะสร้าง invoice item สำหรับแต่ละ order item ต่อจำนวนสินค้าที่ได้รับ( GR )นั่น คือคุณมอบหมาย invoice ให้กับGR ด้วยวิธีนี้เอง

• Invoices without Order Reference
คุณสามารถดำเนินการกับ invoice ที่ไม่มีเอกสารอ้างอิง เช่น ค่าโรงแรม, ค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้ โดยคุณต้องเข้าไปสร้าง vendor item แล้วจึงค่อยเข้าไปสร้างเอกสารแต่ละ item ตาม invoice item แล้วคุณจึง post ไปยังบัญชี Material account, G/L account หรือ Fixed asset account

• Functions for Entering Invoice
เมื่อคุณเข้าไปในหน้า invoice จะมีหลาย Functionให้เลือกที่จะแสดงผล ตัวอย่างคือ
- การค้นหา PO (Search for Purchase Order)
เพื่อกำหนดว่า invoice ใดตรงกับ PO ใด คุณสามารถสร้าง List ของ PO ทั้งหมดสำหรับ Material หรือสำหรับ Vendor
- การเลือกแบบ Multiple (Multiple Selection)
ถ้าใน invoice ใบเดียว มี item หลายรายการที่อ้างอิงกับหลาย PO คุณสามารถเลือก item ที่จะทำต่อได้ใน step เดียว
- การปรับเปลี่ยนค่าในเอกสาร (Document adjustment)
ก่อนที่คุณจะโพสinvoice คุณสามารถเปลี่ยนค่าต่างๆ ใน item ได้ตามที่ต้องการ
- การสร้างเอกสารต้นแบบ (Document simulation)
เมื่อคุณเข้าไปหน้า invoice คุณสามารถsimulate ดูว่าเอกสารทั้งหมด balance กัน
- การเข้าถึงสาระสนเทศ (Access to information)
เมื่อคุณเข้าไปหน้า invoice คุณก็จะสามารถเข้าไปในหลายหน้าข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น PO, order history, material data หรือ vendor data


ภาษี(Taxes)

SAP สามารถทำระบบให้มีภาษีเป็นทั้งแบบ deductable และ non-deductible ได้
เมื่อคุณเข้าไปหน้า invoice จะต้องใส่ค่าภาษีด้วยถ้าใน invoice ใส่มาระบบจะตรวจสอบว่าจำนวนเงินใน invoice , เลขที่ประจำตัวผู้เสียภาษีและค่าภาษีถูกต้อง ถ้ามีความแตกต่างคุณจะได้รับคำเตือนจากระบบ แต่คุณก็ยังสามารถโพสได้
ถ้า invoice ไม่มีค่าภาษีใส่มา ระบบสามารถคำนวนให้ได้
ถ้า มีหลาย invoice item ซึ่งมีเลขที่ผู้ประจำตัวผู้เสียภาษีแตกต่างกัน ค่าภาษีก็สามารถแยกเป็นแต่ละ invoice item ได้
เมื่อคุณโพส invoice รายการภาษีจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ


อะไร คือหน้าที่หลักของ tax processing ใน invoice verification
• Deductible and non-deductible tax types
• Entry of tax record and/or tax amount
• Automatic tax posting








Gross and Net Posting

• Cash Discount
เมื่อคุณเข้าหน้า invoice คุณก็สามารถเข้าไปเห็น term of payment เงื่อนไขจาก PO และ vendor data จะถูกแสดงขึ้นมา
- ส่วนลดเงินสด 3% หากจ่ายเงินภายใน 10 วัน
- ส่วนลดเงินสด 2% หากจ่ายเงินภายใน 20 วัน
- ไม่มีส่วนลด หากจ่ายเงินภายใน 30 วัน
มีวิธีที่จะโพสส่วนลดเงินสด คือ
o Gross posting
o Net posting
เมื่อคุณเข้าหน้า invoice คุณต้องเลือกกำหนดค่าว่าส่วนลดเงินสดจะใช้อย่างใด

• Gross Posting
ถ้าคุณโพสแบบ gross ระบบจะไม่สนใจจำนวนเงินส่วนลดที่ได้อยู่ใน invoice แต่มันจะถูกโพสเข้าไปสู่บัญชีรายได้ (income account) ภายหลัง เมื่อมีการจ่ายเงิน ในวิธีนี้ส่วนลดเงินสด ไม่มีผลต่อ stock หรือ cost account

• Net Posting
ถ้าคุณโพสแบบ net จำนวนส่วนลดเงินสดจะถูก credit โดยตรงจากสินค้า ทำให้ราคาที่ถูกโพสนั้นเป็นราคาของสินค้าที่ปรากฎใน invoice ลบด้วยส่วนลดเงินสด

● Invoice Item without Cash Discount
ในบาง item ที่ไม่มีส่วนลดเงินสด มันเป็นไปได้ที่จะเลือกเป็น “without cash discount”


อะไรคือหน้าที่ที่มีอยู่ใน invoice verification ในส่วนของส่วนลดเงินสด
• Gross posting : the cast discount amount is only calendar and posted one payment is made
• Net posting : the cash discount amount is credited and posted in invoice verification



Other Functions

• Foreign currency
Invoice ในสกุลเงินต่างประเทศ ก็ถูกนำเข้าระบบเช่นเดียวกันกับ invoice ในสกุลเงินในประเทศ อย่างไรก็ดีระบบต้องเปลี่ยนจำนวนเงินเหล่านั้นเป็นสกุลเงินในประเทศ มีวิธีการต่างๆ คือ
o Fixed อัตราแลกเปลี่ยนใน PO
o ใช้อัตราแลกเปลี่ยนจากระบบ
o ใช้อัตราแลกเปลี่ยนที่ใส่โดยตรงเมื่อทำ invoice verification

• Account Assignments
สินค้าที่ไม่ได้ซื้อมาเพื่อ stock และบริการ ต้องมีการกำหนด account ก่อนการสั่งซื้อ มันเป็นไปได้ที่จะให้ item เดียวมีหลาย account

• Subsequent debit/credit
ถ้ามีเงินที่ต้องการจ่ายเพิ่มหรือลดลง แจ้งจากการ clear invoice แล้ว เราสารถโพสมันลงไปตรงๆ ยังสินค้าหรือบัญชีcost account ค่าใหม่จะถูก update ใน order history ในขณะที่ปริมาณจะคงเดิม

• Credit memos
ใน invoice verification คุณสามารถโพส credit memos ได้ มันสามารถอ้างอิงได้ทั้งจาก PO หรือ goods receipt ซึ่งระบบจะแปลความหมายว่าการยกเลิกออกจาก invoice receipt

• Down Payment
เราสามารถกำหนด down payment สำหรับ PO หรือแต่ละ item order ก็ได้ ถ้ามันถูกโพสสำหรับ PO คุณจะได้รับข้อความจากระบบ เมื่อคุณเข้าไปที่หน้า invoice วิธีการแบบนี้ก็จะถูกใช้กับการจ่ายเงิน down payment ให้กับ vendor ที่ไม่ได้มี reference โดยการโพสจะถูกกระทำในขั้นตอนที่แยกออกไป

• Correspondence
SAP สามารถเชื่อม word processing กับ invoice verificationได้ เมื่ออยู่ในขั้นดำเนินการคุณสามารถใส่ค่า text หรือ copy บางส่วนของ invoice เข้าไปใน text ซึ่ง text เหล่านี้สามารถส่งภายในกับ R/mail หรือส่งไปภายนอกผ่าน fax หรือ EDI

• Delivery costs
ค่าขนส่งที่เรารู้ล่วงหน้า สามารถแบ่งได้ดังนี้ คือ Freight, custom duty, ประกันภัย, ค่าบรรจุภัณฑ์ เป็นต้น คุณสามารถกำหนดค่าเหล่านี้ได้ ไม่ว่าค่าเหล่านี้จะเป็นค่าคงที่, เปลี่ยนตามปริมาณ หรือเป็นร้อยละของสินค้าที่ได้รับ
ค่าขนส่งที่เราไม่รู้ล่วงหน้า จะถูกใส่เข้าไปเมื่อคุณเข้าไปหน้า invoice ระบบจะกระจายมันไปยังแต่ละ item อย่างอัตโนมัติ หรือคุณอาจใส่เข้าแบบ manual ก็ได้


Blocked Invoice

ถ้าจำนวนเงินมีการเปลี่ยนแปลงจาก PO หรือ GR คุณต้อง overwrite ค่าที่ถูกนำเสนอ ค่าความแตกต่างที่เกิดขึ้นอาจประกอบด้วย
o Quality variance
o Quality variance
o Price variance
o Schedule variance
o Project budget

• Tolerances
คุณสามารถกำหนดค่าความเผื่อ (tolerances) สำหรับแต่ล่ะค่าความแตกต่างไว้ล่วงหน้า
- ถ้าค่าความแตกต่างอยู่ภายในพิกัดความเผื่อ ระบบจะยอมรับ
- ถ้าค่าความแตกต่างมากกว่าค่าพิกัด คุณจะได้รับข้อความจากระบบ
ในแต่ละกรณีคุณสามารถโพส invoice ได้ แต่ถ้าเกินค่าที่กำหนด invoice จะถูก block การจ่ายเงิน และเหตุผลที่ถูก block ก็จะถุกใส่ไปใน itemนั้น invoiceนี้สามารถดำเนินกรต่อให้จบได้ภายหลังในขั้นตอนที่ถูกแยกออกไปต่างหาก

• Releasing Blocked Invoice
คุณสามารถสร้าง list ของ invoice ที่ถูกblockการจ่ายเงินเพื่อดำเนินการต่อไปได้
o ยกเลิกในแต่ละเหตุแห่งการ block
ถ้ามีการตรวจสอบและได้รับการยืนยันว่าความแตกต่างของ price พิสูจน์แล้วว่าถูกต้อง แต่ความแตกต่างของปริมาณยังคงปรากฎอยู่ สำหรับ invoice item นี้
o Release an invoice

Invoice ที่ถูกปล่อยผ่านออกมาจะสามารถถูกจ่ายเงินได้โดยหน่วยงานบัญชี/finance เนื่องจากการค้นหาเหตุผลของความแตกต่างนี้อาจใช้เวลานานหลายวัน คุณอาจจำเป็นต้องเปลี่ยนวันที่ที่กำหนดใน payment term เมื่อปล่อยผ่าน invoice ออกไป ดังนั้นส่วนลดเงินสดสามารถที่จะถูกรวมเข้าไปโดยไม่คำนึงถึงการ block
ถ้า invoice ถูก block เนื่องจากความแตกต่างของปริมาณและกำหนดส่ง เมื่อใดที่เหตุผลที่ถูก block นั้นไม่ได้คงอยู่ต่อไปเนื่องจากล่วงเลยเวลาไปแล้ว invoice จะถูกปล่อยผ่านไปจ่ายเงินโดยอัตโนมัติ