PR Release Procedure with Classification – A Case Study (ตอน ที่ 1)

PR Release Procedure with Classification – A Case Study

บริษัทหนึ่ง มี 4 Plant คือ A000, B000, C000 และ D000 แต่ละโรงงานมี Stock Controller และผู้จัดการโรงงาน แต่ละโรงงานผลิตส่วนประกอบผลิตภัณฑ์ และผลิตภัณฑ์ และสามารถโอนกันระหว่าง Plant ได้ Plant A000 เป็นสำนักงานใหญ่มี Asset Manager และOperational Directorทำงานอยู่

ใบขอซื้อ PR จำเป็นต้องผ่านการอนุมัติ โดยบุคคล ตามเงื่อนไขดังนี้

1. เนื่องจากมีการสร้าง คำขอ Stock Transfer / STR ((PR ที่มีการระบุ item Category “U: Stock Transfer”) บ่อยๆ และ มีรายการจำนวนมาก STR จึงต้องได้รับการอนุมัติโดย Stock controller ด้วย ขั้นตอนแบบ “overall PR” (ระดับ Header)

เพื่อให้ขั้นตอนนี้ทำงานได้ดี บริษัทจึงมีนโยบายภายใน ว่า ใน STR ต้องเป็นการทำ สำหรับ Plant เดียวกันเท่านั้น ไม่สามารถมีรายการใน PR ที่มีการระบุ Plant มากกว่า 1 Plant ได้ หากมีใครต้องการ STR สำหรับ 2 Plant ต้องสร้าง PR 2 ใบ ที่แตกต่างกัน การสร้าง PR ที่เจาะจงสำหรับ STR (Stock Transfer) จะอนุญาติให้ใช้เฉพาะ Item Category เป็น " U: Stock Transfer " เท่านั้น

2. PR สำหรับการจัดหาภายนอก (PR ที่ระบุ item Category เป็นประเภทอื่นๆ ที่ไม่ใช่ “U: Stock Transfer”) จะต้องได้รับการอนุมัติ ตามขั้นตอนแบบ “item-wise” (ระดับรายการ)

การกำหนด Release strategy ของ PR ขึ้นอยู่กับ ระหัสบัญชีที่ใช้ และมูลค่ารวมของรายการสั่งซื้อของแต่ละรายการ

o รายการขอซื้อ เข้า Inventory ที่มีมูลค่าน้อยกว่า 10,000 USD ต้องได้รับการอนุมัติโดย Stock Controller

o รายการขอซื้อ เข้า Inventory ที่มีมูลค่า 10,000 USD ขึ้นไป ต้องได้รับการอนุมัติโดย Stock Controller และ Plant Manager

o รายการขอซื้อที่เป็นทรัพย์สิน (Asset) ต้องได้รับการอนุมัติจาก Asset Manager ไม่ว่าจะมูลค่าเท่าใด หรือ ขอซื้อเพื่อ Plant ไหน

· รายการขอซื้อที่เป็นระหัสบัญชี Cost Center ที่มีมูลค่าน้อยกว่า 5000 USD ต้องได้รับการอนุมัติจาก plant manager

o รายการขอซื้อที่เป็นระหัสบัญชี Cost Center ที่มีมูลค่า 5000 USD ขึ้นไป ต้องได้รับการอนุมัติจาก plant manager และoperation Director.

จากข้อมูลด้านบน เราต้องทำการ Configure ระบบ PR release procedure

PR Release Strategies Matrix

จากสถานการณ์ ข้างต้น เราทราบว่าเราต้องใช้ทั้งกระบวนการ "Overall PR" และ "item-wise" นอกจากนี้เรายังทราบ กฏเกณฑ์ / พารามิเตอร์ที่กำหนด Release Strategy (อำนาจในการอนุมัติ PR) เพื่อให้ง่ายต่อการเข้าใจเราสามารถสร้าง release strategy matrix เป็นตารางต่อไปนี้

แต่ละแถวด้านบน ตาราง “Release Strategies” เป็นเงื่อนไขในการอนุมัติ PR (release condition) ซึ่งหากPR ตรงตามเงื่อนไขแล้ว release strategy ที่เกี่ยวข้อง จะถูกกำหนดไปที่ PR ตัวอย่างเช่นถ้ามี PR ตรงตามเงื่อนไขที่แถวแรกของตาราง “Release Strategies” สำหรับขั้นตอน “item-wise” แล้ว PR ต้องได้รับการอนุมัติจาก Stock Controller A

สิ่งที่ต้องพิจารณาอย่างรอบคอบในขั้นตอนการกำหนดค่าคอนฟิก PR release procedure เพื่อให้แน่ใจ ถึงความเป็นไปได้ทั้งหมดของเงื่อนไข ของ PR ต้องได้รับการเตรียมการ และถูกกำหนดไว้แล้ว ถ้ามี PR ที่ไม่ตรงกับเงื่อนไขใดๆ แล้ว PR นั้นที่ถูกอนุมัติ / หรือ ถูก Release โดยทันที และสามารถที่จะนำไปทำขั้นตอนต่อไปได้ทันที (เป็น PO หรือ STO)

หากเราต้องการให้ PR ทั้งหมดต้องได้รับการอนุมัติก่อนทุกครั้ง เราต้องแน่ใจว่าทุกๆ PR ที่สร้างขึ้น ต้องตรงกับหนึ่งใน release conditions ในสถานการณ์นี้ เราสามารถตรวจสอบให้แน่ใจได้ ตัวอย่างเช่นโดยการสร้าง PR แบบ STR ใช้ได้เฉพาะ item Category “U: Stock Transfer” ประเภท item Category รายการอื่น ที่ใช้ได้เฉพาะ “Standard”, “A: Asset” และ “K: Cost center

หลังจากการสร้าง PR Release Strategy matrix แล้ว เราจะเริ่มกำหนดค่าคอนฟิก ในระบบ SAP คุณสามารถอ่านขั้นตอน เป็น Step by Step ในลำดับต่อไป