PR Release Procedure: Edit Characteristics - A case study ตอน 2

หลังจากการสร้าง PR Release Strategy matrix แล้ว เราจะเริ่มกำหนดค่าคอนฟิก ในระบบ SAP คุณสามารถอ่านขั้นตอน เป็น Step by Step ในลำดับต่อไป

สิ่งที่ต้องมีหรือทำก่อน

เพราะว่า เราใช้ release procedure ทั้ง “Overall PR” และ “item-wise” ดังนั้น เราจึงต้อง สร้าง document type ของ PR ในแต่ละอัน แยกออกจากกัน ในที่นี้ เราจำเป็นต้องสร้าง PR document type “ZST” สำหรับ release procedure “Overall PR” และ “ZNB” สำหรับ PR “item-wise” ดังนี้

เราสามารถสร้าง PR document type โดยการ Copy จาก standard PR document type “NB” โดยใช้ T-code “OMEB” หรือ ผ่านเมนู จาก T-code “SPRO”: Material management –> Purchasing –> Purchase Requisition –> Define Document Type. เราต้องเลือก “Overall release of purchase requisitions” สำหรับ “ZST” document type

ขั้นตอนที่ 1 - แก้ไขคุณลักษณะ (Characteristics)

คุณลักษณะ (Characteristics) คือเกณฑ์ หรือ พารามิเตอร์ที่ใช้กำหนดเงื่อนไข release strategies ของ PR ถ้าเงื่อนไข ของการ release นั้น ตรงกันแล้ว release strategies นั้นจะถูกกำหนดไปยัง PR สำหรับ PR Release Strategy เราสามารถสร้างคุณลักษณะจากฟิลด์ที่ SAP มีให้ใน "CEBAN" ที่มีการอธิบายในบทความก่อนหน้านี้เกี่ยวกับ

จากตาราง Release strategy matrix ที่เราสร้างในบทความนี้ เรารู้ว่า คุณลักษณะ ที่ตรงกับความต้องการคือ

· Item Category (สำหรับ Overall PR release)

· Supplying plant (สำหรับ Overall PR release)

· Account Assignment (สำหรับ Item-wise release)

· Total item value (สำหรับ Item-wise release)

· Plant (สำหรับ Item-wise release)

ค่า ฟิลด์ ใน CEBAN คือ:

· PSTYP: Item Category ใน purchasing document

· RESWK: Supplying (issuing) plant ในกรณีที่เป็น stock transpหรือt Order

· KNTTP: Account assignment Category

· GSWRT: Total value of item

· เราRKS: Plant

เราสามารถสร้าง Characteristics: ZCEBAN_ PSTYP, ZCEBAN_ RESWK, ZCEBAN_ KNTTP, ZCEBAN_ GSWRT, ZCEBAN_ เราRKS (หรือค่าอื่น ที่ต้องการ) โดยการทำตาม หน้าจอดังต่อไปนี้

· ใช้ T-code “CT04” หรือ เมนู T-code: “SPRO” -->Material Management -> Purchasing –> Purchase Requisition –> Release Procedure –> Procedure with Classification –> Edit Characteristics.

ป้อนค่าเข้าไปใน ฟิลด์
- Characteristic: ชื่อของ Characteristic ที่ต้องการ

โดยเรา สร้าง Characteristic แบบ หนึ่ง ต่อหนึ่ง: ZCEBAN_ PSTYP, ZCEBAN_ RESWK, ZCEBAN_ KNTTP , ZCEBAN_ GSWRT , ZCEBAN_ เราRKS.

• กดปุ่ม “สร้าง” ตามที่ชี้ด้วยลูกศรสีแดงตามรูปด้านบน

• ไปที่ แทป “addnl ข้อมูล” ป้อนค่าใน ฟิลด์ ดังนี้
- Table ชื่อ: “CEBAN”
- ฟิลด์ ชื่อ: ค่า characteristic ที่เราต้องการสร้าง

• ไปที่ แทป “Basic ข้อมูล” คำอธิบาย และประเภทของข้อมูล จะถูก copy จาก “CEBAN”

ป้อนค่าลงในฟิลด์ดังนี้
- Value assignment indicator: “Multiple values” ถ้าเราต้องการกำหนด characteristicมากกว่าค่าเดียว หรือ “single-value” ถ้าเราต้องการกำหนด characteristic เพียงค่าเดียว สำหรับสถานการณ์นี้ เราควรเลือก “Multiple values” สำหรับ characteristics ทั้งหมด

- Interval vals allowed: การกำหนดค่านี้ เพื่อให้เราสามารถป้อนค่าเป็นช่วงของ characteristic ที่เป็นตัวเลข ได้ สำหรับ characteristic “total value of item/ZCEBAN_GSWRT” เราต้องเลือกเอาไว้ สำหรับ characteristics อื่นอีก 4 ค่า ไม่จำเป็น ต้องเลือก เพราะ รูปแบบข้อมูล ไม่ใช่ตัวเลข หรือ ค่าเงิน

• ไปที่ แทป “Values” ป้อนค่าของ Characteristic ที่เราต้องการ เราใช้ค่าจาก PR Release Strategies Matrix ที่เราทำในบทความก่อนหน้า แต่บางฟิลด์ (เช่น PSTYP) เราต้อง ใส่ค่าที่กำหนดโดย SAP
ZCEBAN_ PSTYP values: 0 (สำหรับ standard item cat.); 7 (สำหรับ U: Stock Transfer item cat.)
ZCEBAN_ RESWK values: A000; B000; C000; D000
ZCEBAN_ KNTTP values: A (Asset); K (Cost Center); blank (Standard)
ZCEBAN_ GSWRT values: >=0; <5000;>=5000; <10000;>=10000
ZCEBAN_ WERKS values: A000; B000; C000; D000


• ไปที่ แทป “addnl ข้อมูล” ให้ตรวจสอบว่า “Not ready สำหรับ ป้อนข้อมูลไปยัง” ต้องไม่ถูกเลือก
• คลิก ปุ่ม “Save” และทำการคอนฟิก ค่า characteristic อื่นๆ จนครบสมบูรณ์

PR Release Procedure with Classification – A Case Study (ตอน ที่ 1)

PR Release Procedure with Classification – A Case Study

บริษัทหนึ่ง มี 4 Plant คือ A000, B000, C000 และ D000 แต่ละโรงงานมี Stock Controller และผู้จัดการโรงงาน แต่ละโรงงานผลิตส่วนประกอบผลิตภัณฑ์ และผลิตภัณฑ์ และสามารถโอนกันระหว่าง Plant ได้ Plant A000 เป็นสำนักงานใหญ่มี Asset Manager และOperational Directorทำงานอยู่

ใบขอซื้อ PR จำเป็นต้องผ่านการอนุมัติ โดยบุคคล ตามเงื่อนไขดังนี้

1. เนื่องจากมีการสร้าง คำขอ Stock Transfer / STR ((PR ที่มีการระบุ item Category “U: Stock Transfer”) บ่อยๆ และ มีรายการจำนวนมาก STR จึงต้องได้รับการอนุมัติโดย Stock controller ด้วย ขั้นตอนแบบ “overall PR” (ระดับ Header)

เพื่อให้ขั้นตอนนี้ทำงานได้ดี บริษัทจึงมีนโยบายภายใน ว่า ใน STR ต้องเป็นการทำ สำหรับ Plant เดียวกันเท่านั้น ไม่สามารถมีรายการใน PR ที่มีการระบุ Plant มากกว่า 1 Plant ได้ หากมีใครต้องการ STR สำหรับ 2 Plant ต้องสร้าง PR 2 ใบ ที่แตกต่างกัน การสร้าง PR ที่เจาะจงสำหรับ STR (Stock Transfer) จะอนุญาติให้ใช้เฉพาะ Item Category เป็น " U: Stock Transfer " เท่านั้น

2. PR สำหรับการจัดหาภายนอก (PR ที่ระบุ item Category เป็นประเภทอื่นๆ ที่ไม่ใช่ “U: Stock Transfer”) จะต้องได้รับการอนุมัติ ตามขั้นตอนแบบ “item-wise” (ระดับรายการ)

การกำหนด Release strategy ของ PR ขึ้นอยู่กับ ระหัสบัญชีที่ใช้ และมูลค่ารวมของรายการสั่งซื้อของแต่ละรายการ

o รายการขอซื้อ เข้า Inventory ที่มีมูลค่าน้อยกว่า 10,000 USD ต้องได้รับการอนุมัติโดย Stock Controller

o รายการขอซื้อ เข้า Inventory ที่มีมูลค่า 10,000 USD ขึ้นไป ต้องได้รับการอนุมัติโดย Stock Controller และ Plant Manager

o รายการขอซื้อที่เป็นทรัพย์สิน (Asset) ต้องได้รับการอนุมัติจาก Asset Manager ไม่ว่าจะมูลค่าเท่าใด หรือ ขอซื้อเพื่อ Plant ไหน

· รายการขอซื้อที่เป็นระหัสบัญชี Cost Center ที่มีมูลค่าน้อยกว่า 5000 USD ต้องได้รับการอนุมัติจาก plant manager

o รายการขอซื้อที่เป็นระหัสบัญชี Cost Center ที่มีมูลค่า 5000 USD ขึ้นไป ต้องได้รับการอนุมัติจาก plant manager และoperation Director.

จากข้อมูลด้านบน เราต้องทำการ Configure ระบบ PR release procedure

PR Release Strategies Matrix

จากสถานการณ์ ข้างต้น เราทราบว่าเราต้องใช้ทั้งกระบวนการ "Overall PR" และ "item-wise" นอกจากนี้เรายังทราบ กฏเกณฑ์ / พารามิเตอร์ที่กำหนด Release Strategy (อำนาจในการอนุมัติ PR) เพื่อให้ง่ายต่อการเข้าใจเราสามารถสร้าง release strategy matrix เป็นตารางต่อไปนี้

แต่ละแถวด้านบน ตาราง “Release Strategies” เป็นเงื่อนไขในการอนุมัติ PR (release condition) ซึ่งหากPR ตรงตามเงื่อนไขแล้ว release strategy ที่เกี่ยวข้อง จะถูกกำหนดไปที่ PR ตัวอย่างเช่นถ้ามี PR ตรงตามเงื่อนไขที่แถวแรกของตาราง “Release Strategies” สำหรับขั้นตอน “item-wise” แล้ว PR ต้องได้รับการอนุมัติจาก Stock Controller A

สิ่งที่ต้องพิจารณาอย่างรอบคอบในขั้นตอนการกำหนดค่าคอนฟิก PR release procedure เพื่อให้แน่ใจ ถึงความเป็นไปได้ทั้งหมดของเงื่อนไข ของ PR ต้องได้รับการเตรียมการ และถูกกำหนดไว้แล้ว ถ้ามี PR ที่ไม่ตรงกับเงื่อนไขใดๆ แล้ว PR นั้นที่ถูกอนุมัติ / หรือ ถูก Release โดยทันที และสามารถที่จะนำไปทำขั้นตอนต่อไปได้ทันที (เป็น PO หรือ STO)

หากเราต้องการให้ PR ทั้งหมดต้องได้รับการอนุมัติก่อนทุกครั้ง เราต้องแน่ใจว่าทุกๆ PR ที่สร้างขึ้น ต้องตรงกับหนึ่งใน release conditions ในสถานการณ์นี้ เราสามารถตรวจสอบให้แน่ใจได้ ตัวอย่างเช่นโดยการสร้าง PR แบบ STR ใช้ได้เฉพาะ item Category “U: Stock Transfer” ประเภท item Category รายการอื่น ที่ใช้ได้เฉพาะ “Standard”, “A: Asset” และ “K: Cost center

หลังจากการสร้าง PR Release Strategy matrix แล้ว เราจะเริ่มกำหนดค่าคอนฟิก ในระบบ SAP คุณสามารถอ่านขั้นตอน เป็น Step by Step ในลำดับต่อไป

Purchase Requisition Release Strategy (Basic Concepts)

Purchase Requisition (PR) คือเอกสารการขอซื้อ ที่ใช้สำหรับการแจ้งไปยังหน่วยงานจัดซื้อ/จัดหา เพื่อบอกความต้องการวัสดุ (Material) และ/หรืองานบริการ (Service) และใช้ติดตามสถานะงานซื้อที่กำลังดำเนินการ PR จะประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนของวัสดุหรืองานบริการที่ต้องการและวันที่ต้องการ

PR สร้างได้โดยตรง (โดยวิธี Manual) โดยบุคคลหรือโดยอ้อม โดยใช้ฟังก์ชั่นใน SAP ตัวอย่างเช่น Material Requirement planning / PM module Production order หรือ Production Planning/PP Module หลังจากนั้น PR จะถูกดำเนินการและกลายเป็นเอกสารจัดซื้อภายนอก เช่น เป็น purchase Order/PO หรือเป็นเอกสารจัดซื้อภายในเช่น Stock Transfer Order/STO

ในระบบ SAP นั้น PR จะถูกดำเนินการในขั้นต่อไป เป็น PO หรือ STO นั้นจะทำได้โดยตรง หรือจำเป็นต้องผ่านกระบวนการอนุมัติ (Approved) หรือกระบวนการปลดปล่อย (Released) ก่อนที่ PR จะกลายเป็น PO/STO

ถ้าคุณต้องการให้มีการ Approve/Release ก่อน เราต้องมีการ Setup เรื่อง Release Procedure สำหรับระบบ PR

สิ่งแรกที่ต้องทำในการสร้างระบบ Release Procedure สำหรับ PR ก็คือการตัดสินใจว่า เราจะอนุมัติ PR นั้นในแบบไหน

-แบบ Overall PR

ในแบบนี้ รายการทั้งหมดใน PR นั้นจะถูก Release ทั้งหมดในครั้งเดียว แต่ถ้าไม่ถูก Release ก็จะไม่มีรายการขอซื้อใดๆ ถูก Release เพื่อให้ทำขั้นตอนต่อไปได้

-แบบวิธี Item-Wise

รูปแบบนี้ เราต้องทำการ Release แต่ละ item ของ PR เพื่อให้สามารถให้ทำขั้นตอนต่อไป และเราสามารถยับยั้งบางรายการใน PR ได้และอาจมีบางรายการที่สามารถทำต่อได้

ในระบบ SAP ใน PR Document type แบบใดแบบหนึ่ง เราสามารถเลือกได้รูปแบบเดียวเท่านั้น ถ้าเรามี PR Document type มากกว่าหนึ่งแบบ เราก็สามารถสร้างให้มีบางแบบเป็น “Overall PR” บางแบบเป็นแบบ Item-Wise ก็ได้ ขึ้นอยู่กับความต้องการทางธุรกิจ

เราสามารถ setup เงื่อนไขว่าจะเลือกใช้รูปแบบไหน ได้ในกระบวนการ “Define Document Type” ของ PR โดยการใช้ T-Code “OMEB” หรือผ่าน Menu path “SPRO” -> Materials Management -> Purchasing -> Purchase Requisition -> Define Document Type ตามที่แสดงในรูป

ถ้าเราต้องการให้ PR Document Type ของเราใช้ “Overall PR” เราต้องเลือกที่ “Overall release of purchase requisitions (OverReqrel)” ถ้าเราไม่เลือกนั่นหมายความว่า PR Document type จะถูก release โดยใช้ “Item –Wise”

สิ่งที่ต้องทำในขั้นตอนต่อไปก็คือ หาว่ากฏเกณฑ์และปัจจัยต่างๆใน PR ที่จะนำมาใช้กำหนดการ approve หรือ Release โดยบุคคลที่กำหนด ตัวอย่างเช่น

PR ของการสั่งซื้อวัตถุดิบที่มีมูลค่าน้อยกว่า 50,000 USD สามารถถูก Release โดยผู้จัดการฝ่ายผลิต PR ที่มีมูลค่าตั้งแต่ 50,000 USD ขึ้นไป ต้องถูก Release ทั้งโดยผู้จัดการฝ่ายผลิต และผู้อำนวยการฝ่ายผลิต เป็นต้น

1.Release Procedure without classification

Release Procedure แบบนี้สามารถใช้เฉพาะ “Item-Wise” เท่านั้นไม่สามารถใช้ Release แบบ “Overall PR ” ได้ กฎเกณฑ์ที่สามารถกำหนดกับกระบวนการนี้เพื่อระบุถึง PR Approval Process ที่ถูกกำหนดคือ มูลค่า PR Item, Material group, Account assignment และ Plant เราไม่สามารถกำหนดกฎเกณฑ์ โดยใช้เงื่อนไขอื่นเช่น Purchasing group, Document Type, Storage location หรืออื่นๆได้ เหตุผลเดียวที่เราใช้รูปแบบนี้ก็คือ มันง่ายไม่ซับซ้อน แต่ถ้าเราต้องการความซับซ้อนของกระบวนการ PR Release Procedure เรามักจะใช้กระบวนการ Release แบบที่ 2 (Release Procedure with classification) ในที่นี้เราจะไม่อธิบายวิธีการนี้ แต่จะกระบวนการแบบที่ 2 ที่มีผู้นิยมใช้กันมากกว่า

2. Release Procedure with classification

ด้วยกระบวนการนี้ เราสามารถเลือกทั้งการ Release แบบ “Overall PR” หรือ “Item-Wise” เหตุผลที่ต้องการใช้ Release Procedure นี้เพราะเราสามารถเลือกกฎเกณฑ์เงื่อนไขในการอนุมัติ PR ได้มาก เงื่อนไขไม่ได้ถูกจำกัดเฉพาะมูลค่าของ PR Item, Material group, account assignment และ plant เท่านั้น

SAP ได้เตรียม Communication Structure “CEBAN” ที่เราสามารถใช้เพื่อสร้างกฎเกณฑ์และสร้างตัวแปรในการกำหนดกระบวนการอนุมัติ PR ของแต่ละ Field ใน “CEBAN” ตัวแปรต้องถูกกำหนดใน SAP เป็น “Characteristic” บาง “Characteristic” ถูกใช้เป็นตัวแปรเพื่อกำหนดเงื่อนไขการ Release (Release Condition) สำหรับ Release Strategy ก็สามารถจัดกลุ่มเป็น “Classification” field ของ CEBAN เป็นดังนี้

BSART: Purchase requisition document type
BSAKZ: Control indicator for purchasing document type
ESTKZ: Creation indicator (purchase requisition/schedule lines)
EKGRP: Purchasing group
ERNAM: Name of Person who Created the Object
ERDAT: Date on which the record was created
AFNAM: Name of requisitioner/requester
TXZ01: Short text
MATNR: Material number
EMATN: Material number
WERKS: Plant
LGORT: Storage location
BEDNR: Requirement tracking number
MATKL: Material group
RESWK: Supplying (issuing) plant in case of stock transport order
MEINS: Purchase requisition unit of measure
BADAT: Requisition (request) date
LPEIN: Category of delivery date
LFDAT: Item delivery date
FRGDT: Purchase requisition release date
PSTYP: Item category in purchasing document
KNTTP: Account assignment category
LIFNR: Desired vendor
FLIEF: Fixed vendor
EKORG: Purchasing organization
VRTYP: Purchasing document category
KONNR: Number of principal purchase agreement
KTPNR: Item number of principal purchase agreement
INFNR: Number of purchasing info record
DISPO: MRP controller
BWTAR: Valuation type
BMEIN: Order unit
KANBA: Kanban indicator
BPUEB: Adopt requisition price in purchase order
USRC1: User field format character for release strategy
USRC2: User field format character for release strategy
USRN1: User field numeric for release strategy
USRN2: User field numeric for release strategy
GSWRT: Total value of item
.INCLUDE: Communication Structure: Requisition Release for User Exit
PDUMMY: Dummy function in length 1
.INCLUDE: Release Strategy: Account Assignment Fields
SAKTO: G/L account number
GSBER: Business Area
KOSTL: Cost Center
VBELN: Sales and distribution document number
VBELP: Sales document item
VETEN: Schedule line
ANLN1: Main asset number
ANLN2: Asset sub-number
AUFNR: Order Number
WEMPF: Goods recipient
ABLAD: Unloading point
KOKRS: Controlling Area
KSTRG: Cost Object
PAOBJNR: Profitability segment number (CO-PA)
PRCTR: Profit center
PS_PSP_PNR: Work breakdown structure element (WBS element)
NPLNR: Network Number for Account Assignment
AUFPL: Routing number for operations in the order
IMKEY: Internal key for Real Estate object
APLZL: Internal counter
VPTNR: Partner account number
FIPOS: Commitment Item
FISTL: Funds Center
GEBER: Fund
DABRZ: Reference date for settlement
PSP_PNR: Work breakdown structure element (WBS element)
GSFRG: Overall release of purchase requisitions
GFWRT: Total value of requisition for overall release procedure
WAERS: Currency Key

ทุกครั้งที่ผู้ใช้งานสร้างใบขอซื้อ SAP จะผ่านข้อมูลของ PR (ค่าใน Field ของ PR) ที่สอดคล้องกับ Field ที่เราใช้เป็น Characteristic SAP จะกำหนดว่า PR Release Strategy ไหนจะถูก Assign ไปยัง PR โดยอัตโนมัติ

จากตัวอย่างที่แล้ว ถ้าเราเลือกมูลค่าของ PR Item และ Material group เป็น Characteristic และมูลค่าของ PR Item Field (GSWRT) นั้นถูกป้อนโดยผู้ใช้งานเป็น 50,000 USD และ Material group เป็น “Raw Material” แล้ว PR นี้จำเป็นต้องถูกอนุมัติโดยผู้จัดการฝ่ายผลิต และผู้อำนวยการฝ่ายผลิต

ในบทความนี้ เราได้อธิบายเกี่ยวกับแนวคิดพื้นฐานของการทำ PR Release Strategy ไปแล้ว ในบทความต่อไปเราจะแสดงขั้นตอนแบบ Step by Step ในการทำ PR Release Strategy ต่อไป